martes, 2 de octubre de 2018

El cloud computing y la nueva RGPD



¿A estas alturas quien no usa algún servicio de cloud computing? Además desde que se ha generalizado el Smartphone, subir tus documentos en la nube supone un plus de comodidad puesto que a través de una app tienes acceso en cualquier momento y lugar a aquellos archivos que necesites. Los más populares Dropbox, Onedrive y Drive en su versión gratuita te ofrecen una capacidad limitada de almacenamiento casi siempre suficiente para almacenar nuestros documentos personales, exceptuando los archivos multimedia que pesan más y requieren más capacidad.

Otra cosa son las necesidades  específicas de almacenamiento de empresas y asesorías. En este caso el servicio casi siempre de pago requerirá  no sólo mucha más capacidad sino también una serie de características que permitan la correcta clasificación, ordenación y gestión de los documentos. Así como su integración con Microsoft Office, Adobe y el entorno de Windows. 

La Obligación de Diligencia


Ahora bien, la nueva RGPD establece textualmente la obligación de diligencia por parte de la empresa o asesor. Es obligatorio verificar las condiciones en las que se presta el servicio y determinar si este cumple con los requisitos legales. Hay que evaluar no sólo los beneficios sino también los riesgos potenciales. 
Estudiar el tipo de datos a almacenar y proteger y no olvidar que es el cliente quien sigue siendo el responsable de la protección de los datos  y que dicha responsabilidad no se desplaza al proveedor del servicio que simplemente sería el “encargado del tratamiento ”
Las obligaciones del asesor en el caso de contratar un servicio de almacenamiento en la nube, según la propia Agencia de Protección de Datos serían las siguientes:

“- Debe ser diligente en la elección del prestador del servicio para que le ofrezca garantías suficientes en el cumplimiento del RGPD y en la protección de los derechos de los interesados.
– Debe formalizar un contrato con las garantías indicadas en el apartado “las garantías contractuales”.
– En particular, debe solicitar y obtener información sobre si intervienen o no terceras personas (subcontratistas) en la prestación de servicios de cloud computing.
Lo habitual es que intervengan terceras empresas. De ser así:
 • Tiene que dar su autorización previa y por escrito, a la participación de terceras empresas, al menos delimitando genéricamente los servicios en los que participarán (p. ej. en el alojamiento de datos). Para ello, el prestador del servicio de cloud computing tiene que informarle sobre la tipología de servicios que pueden subcontratarse con terceros.
• Tiene que poder conocer las terceras empresas que intervienen (p. ej. pudiendo acceder a una página web o a través de otras opciones que le facilite el prestador del servicio).
 • El proveedor de cloud debe asumir en el contrato que los subcontratistas le ofrecen garantías jurídicas para el tratamiento de los datos equivalentes a los que él mismo asume”

Asimismo si los datos se ubican en algún lugar ajeno al Espacio Económico Europeo,  es obligatorio asegurarse de que la transferencia de datos se hace con las adecuadas garantías legales y verificar que el proveedor garantiza eficazmente la portabilidad de los datos en caso de la finalización del contrato.

Por su parte el proveedor está obligado a permitir el ejercicio de los derechos reconocidos en la RGPD de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad, oposición, etc.

A3 doc cloud


Todas estas razones arriba esbozadas hacen necesario que el asesor escoja  cuidadosamente la forma y el proveedor que utiliza para  guardar los datos de sus clientes en la nube.  Los servicios más usuales de Google, Microsoft y Dropbox NO cumplen los requisitos legales. Pero además cualquier asesor que trabaje en el entorno de A3 debe conocer A3 doc cloud un servicio en la nube absolutamente integrado en su programa que le ofrece las siguientes las ventajas:


  •   Clasificación automática, personalización y gestión de documentos
  •   Búsqueda inteligente
  •  Solución cloud y de movilidad (app)
  • Seguimiento de acciones, seguridad y control



A3 doc cloud nos ofrece una absoluta comodidad para almacenar  en sólo dos clicks todo tipo de archivos generados desde nuestra aplicación a través de un botón integrado en la suite. Asimismo permite establecer el flujo de trabajo permitiendo jerarquizar, clasificar y ordenar los archivos y compartirlos de forma prácticamente simultánea con nuestros clientes  y trabajar conjuntamente el mismo documento. Ni que decir tiene que esto supone un considerable ahorro de tiempo en la gestión y en el trato con nuestros clientes. Y también reduce todo tipo de errores y descuidos.

Todas estas ventajas suponen una reducción de costes para la asesoría no sólo porque deja de ser necesaria la inversión en hardware sino también porque se minimizan los costes de la administración de documentos, de espacio físico y de conservación. Y hay que destacar que a3 doc cloud es escalable a las necesidades de la asesoría si el negocio crece la gestión documental crece con él, ya que está pensado para pagar lo que usas.


Finalmente desde Servisoft nos gustaría remarcar que A3 doc cloud cumple estrictamente con las obligaciones que establece la RGPD, así que el asesor puede estar tranquilo de que está cumpliendo con este deber de diligencia que establece la normativa. 

Como siempre te invitamos a que contactes con nosotros si tienes alguna duda o quieres saber más sobre  A3 doc cloud


Enlaces de interés:

Guía práctica  para clientes que contraten servicios de Cloud Computing confeccionada por la AEPD: 


Artículos de opinión:


No hay comentarios:

Publicar un comentario