¿A estas alturas quien no usa algún servicio de cloud
computing? Además desde que se ha generalizado el Smartphone, subir tus
documentos en la nube supone un plus de comodidad puesto que a través de una
app tienes acceso en cualquier momento y lugar a aquellos archivos que
necesites. Los más populares Dropbox, Onedrive y Drive en su versión gratuita
te ofrecen una capacidad limitada de almacenamiento casi siempre suficiente
para almacenar nuestros documentos personales, exceptuando los archivos
multimedia que pesan más y requieren más capacidad.
Otra cosa son las necesidades específicas de almacenamiento de empresas y
asesorías. En este caso el servicio casi siempre de pago requerirá no sólo mucha más capacidad sino también una
serie de características que permitan la correcta clasificación, ordenación y
gestión de los documentos. Así como su integración con Microsoft Office, Adobe
y el entorno de Windows.
La Obligación de Diligencia
Ahora bien, la nueva RGPD establece textualmente la
obligación de diligencia por parte de la empresa o asesor. Es obligatorio
verificar las condiciones en las que se presta el servicio y determinar si este
cumple con los requisitos legales. Hay que evaluar no sólo los beneficios sino
también los riesgos potenciales.
Estudiar el tipo de datos a almacenar y proteger y no
olvidar que es el cliente quien sigue siendo el responsable de la protección de
los datos y que dicha responsabilidad no
se desplaza al proveedor del servicio que simplemente sería el “encargado del
tratamiento ”
Las obligaciones del asesor en el caso de contratar un servicio
de almacenamiento en la nube, según la propia Agencia de Protección de Datos
serían las siguientes:
“- Debe
ser diligente en la elección del prestador del servicio para que le ofrezca
garantías suficientes en el cumplimiento del RGPD y en la protección de los
derechos de los interesados.
– Debe
formalizar un contrato con las garantías indicadas en el apartado “las
garantías contractuales”.
– En
particular, debe solicitar y obtener información sobre si intervienen o no
terceras personas (subcontratistas) en la prestación de servicios de cloud
computing.
Lo
habitual es que intervengan terceras empresas. De ser así:
• Tiene que dar su autorización previa y por
escrito, a la participación de terceras empresas, al menos delimitando
genéricamente los servicios en los que participarán (p. ej. en el alojamiento
de datos). Para ello, el prestador del servicio de cloud computing tiene que
informarle sobre la tipología de servicios que pueden subcontratarse con
terceros.
• Tiene
que poder conocer las terceras empresas que intervienen (p. ej. pudiendo
acceder a una página web o a través de otras opciones que le facilite el
prestador del servicio).
• El proveedor de cloud debe asumir en el
contrato que los subcontratistas le ofrecen garantías jurídicas para el
tratamiento de los datos equivalentes a los que él mismo asume”
Asimismo si los datos se ubican en algún lugar ajeno al
Espacio Económico Europeo, es
obligatorio asegurarse de que la transferencia de datos se hace con las
adecuadas garantías legales y verificar
que el proveedor garantiza eficazmente la portabilidad de los datos en caso de
la finalización del contrato.
Por su parte el proveedor está obligado a permitir el ejercicio de los derechos
reconocidos en la RGPD de acceso, rectificación, supresión, limitación del
tratamiento, portabilidad, oposición, etc.
A3 doc cloud
Todas estas razones arriba esbozadas hacen necesario que el
asesor escoja
cuidadosamente la forma y
el proveedor que utiliza para
guardar
los datos de sus clientes en la nube.
Los servicios más usuales de Google, Microsoft y Dropbox NO cumplen los
requisitos legales. Pero además cualquier asesor que trabaje en el entorno de
A3 debe conocer
A3 doc cloud un servicio en la nube absolutamente integrado
en su programa que le ofrece las siguientes las ventajas:
-
Clasificación automática, personalización y
gestión de documentos
-
Búsqueda inteligente
- Solución cloud y de movilidad (app)
- Seguimiento de acciones, seguridad y control
A3
doc cloud nos ofrece una absoluta comodidad para
almacenar
en sólo dos clicks todo tipo
de archivos generados desde nuestra aplicación a través de un botón integrado
en la suite. Asimismo permite establecer el flujo de trabajo permitiendo jerarquizar, clasificar y ordenar los archivos y compartirlos de
forma prácticamente simultánea con nuestros clientes
y trabajar conjuntamente el mismo documento.
Ni que decir tiene que esto supone un considerable ahorro de tiempo en la
gestión y en el trato con nuestros clientes. Y también reduce todo
tipo de errores y descuidos.
Todas estas ventajas suponen una reducción de costes
para la asesoría no sólo porque deja de ser necesaria la inversión en hardware sino también porque se minimizan los costes de la administración de documentos,
de espacio físico y de conservación. Y hay que destacar que a3 doc cloud es escalable a las
necesidades de la asesoría si el negocio crece la gestión documental crece con
él, ya que está pensado para pagar lo que usas.
Finalmente desde Servisoft
nos gustaría remarcar que A3 doc cloud cumple estrictamente con las
obligaciones que establece la RGPD, así que el asesor puede estar tranquilo
de que está cumpliendo con este deber de diligencia que establece la normativa.
Enlaces de interés:
Guía práctica para clientes que contraten servicios de Cloud Computing confeccionada por la AEPD:
Artículos de opinión:
